2017年1月4日 星期三

從《商務英文書信大全:300封標準實用範例》學 E-mail的基本要素


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2017/01/04 第370期 | 訂閱/退訂 | 看歷史報份 | 眾文網路書店
 
本週主題 從《商務英文書信大全:300封標準實用範例》學 E-mail的基本要素
這樣用才對 「前進英國吧!」 在英國一樓是 ground floor?
打通英語耳 來做《英式英語聽力4週大特訓》:No 的 o,英式發音不一樣?
好康報馬仔 『說好•聽懂•英式英語,盡在眾文英國館』只到1月10日,要買要快!
 
 
從《商務英文書信大全:300封標準實用範例》學 E-mail的基本要素
助教相信大家對 E-mail 結構有一定程度上的了解,也經常收發 E-mail 。

但是,你有想過發出去的信有沒有效果?

試著想想每天打開信箱湧來無數封信,你會先看哪一封呢?

本週就來學寫好 E-mail,應該要懂的基本要素。


電子郵件的基本要素

○ 主旨(Subject)

電子郵件的一個重要的部分就是「主旨」。每天一打開公司信箱後,通常就會開始陸續收到很多電子郵件,有些人甚至會收到上百封。在這樣大量的郵件中,一般都會按照重要性來處理,而「主旨」通常就是判斷信件是否重要的依據。

○ 敬稱(Salutation)

信件一開始時,對收件者的稱呼即為「敬稱」。敬稱的後面必須加一個標點符號,冒號(:)或逗號(,) 皆可,但是以冒號較正式。如果是第一次寫信給對方,那麼敬稱處最好以〈Dear + 全名〉來表達(如Dear Tsai Wenchuan: 或Dear Mr. Billy Williams:),會顯得比較正式。但如果對方以比較不正式的口吻寫信來時(如Hello James, 或Hi Susan,),那麼也可以用對等的方式來回信。

另外,如果不知道收件者的姓名與性別時,可以用To whom it may concern : 或Dear Sir or Madam : 。

○ 本文(Body)

為了讓收件者能夠立刻了解信件內容,撰寫英文電子郵件時,應該以「簡潔明瞭」為第一原則,並且將最重要的事情寫在本文的最前面。如果必須撰寫比較長的內容,那就應該將最重要內容寫在本文的第一段。郵件的段落數量也應該盡量控制在兩、三段內為佳。

另外,信件內容應該淺白易讀,以達到迅速傳達訊息的效果。

撰寫原則主要有以下幾點:

● 多使用簡單的字彙或語句

● 多使用動詞

● 多使用主動語態

● 多以第一人稱代名詞I或we表達

● 盡量使用簡短的句子或直接問句

● 適時使用縮寫形式(如I'm, we're等)

○ 結尾敬辭 (Complimentary Close)

本文結束後,一般都會加上結尾敬辭,如Best regards, / Best, / Kind regards, / Best wishes, 等,相當於中文的「敬上」。當收件者是客戶等重要人士時,最好使用Sincerely, 等比較正式的結尾敬辭。記得結尾敬辭一定要寫在信件本文的後面和自己簽名的前面。

○ 簽名 (Signature)

簽名可以寫出全名,有時也可只寫出名字。第一次寫信給對方時,可以將簽名寫成Ingting Chen (Mr.), Angela Lee (Ms.) 等;可在自己的姓名後面註明 (Mr.) 或 (Ms.),讓對方知道寄件者的性別。

有些人會在郵件上設定自動簽名,通常包括公司名稱、部門名稱、職稱、電話號碼等基本資料。

例如:

George Peterson

Sales Manager

Giant Publisher

www.giantpublisher.com.tw

本文摘錄自《商務英文書信大全:300封標準實用範例》

 
「前進英國吧!」 在英國一樓是 ground floor?
英式英語和美式英語除了發音不太一樣外,用字遣詞也會有所不同。如果不稍加注意,可能會引起誤會、鬧笑話呢!

助教要考考大家:請問在英國「一樓」是 ground floor 還是 first floor?

答案就在本週專欄裡頭,請大家多多注意囉!


在英國,電梯稱為 lift,一樓是 ground floor,二樓是 first floor,三樓則是 second floor,訂房時要多加留意。

【訂房實用句】

Does this price include a full English breakfast and the VAT?

這個價格是否含稅及包含整套英式早餐?

Could you check your availability, please? We'd like to make a booking for the 27th to the 31st of July.

能不能請你查一下有沒有空房?我們想訂7月27日到31日。

Is it possible for you to put a cot, for our baby, in our en-suite room?

有沒有可能在我們的套房裡加個嬰兒床給寶寶睡?

Does the room have an internet connection?

房內有網路嗎?

Do you provide transport to the hotel from the station?

你們是否提供車站到旅館的交通?

本文摘錄自《前進英國:英式英語生活情境關鍵句》

 
來做《英式英語聽力4週大特訓》:No 的 o,英式發音不一樣?
上週助教分享了「r」的發音,相信多數人對英國腔有一定程度的概念了。本週學的是「o」,想必有些人會覺得:「什麼?連 o 的發音也不一樣嗎?」

其實常看英國影集的人,應該會覺得英國人發出的「o」有細微的不同。

聽起來很難嗎?請先看英式發音重點,再聽發音課程的音檔。

我們一起來學英式英語吧!


請留意畫底線的部分,跟著 MP3 按照美式英語→英式英語的順序進行發音訓練。

(1) note

(2) coat

(3) show

(4) low

(5) You should take a note.

(6) I bought a cashmere coat.

(7) Please show me your photos.

(8) I feel a headache when low pressure approaches.

本文部分摘錄自《英式英語聽力4週大特訓》

 
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